„Drucker momentan nicht verfügbar“ – diese Meldung taucht meistens dann auf, wenn man keine Zeit hat sich damit zu beschäftigen. Der Drucker steht da, die Kontrollleuchte leuchtet, das Gerät wirkt vollkommen normal. Und trotzdem weigert sich Windows, einen einzigen Druckauftrag durchzulassen.
Was steckt hinter diesem Status? Und warum hilft ein einfacher Neustart manchmal – und manchmal eben nicht?
Was „nicht verfügbar“ eigentlich bedeutet
Windows unterscheidet intern zwischen mehreren Druckerzuständen. „Nicht verfügbar“ bedeutet konkret: Das Betriebssystem hat den Drucker zwar in seiner Liste, kann aber gerade keine aktive Verbindung zu ihm aufbauen. Das kann viele Ursachen haben – von einem schlafenden Gerät bis zu einem Treiberproblem.
Wichtig zu verstehen: Dieser Status sagt nichts darüber aus ob der Drucker defekt ist. Er sagt nur, dass die Kommunikation zwischen Computer und Drucker gerade nicht funktioniert.
Die häufigsten Ursachen auf einen Blick
Der Drucker ist im Energiesparmodus. Viele Drucker schalten nach einiger Zeit in einen tiefen Ruhezustand, aus dem sie sich nicht automatisch aufwecken wenn ein Druckauftrag ankommt. Einmal kurz ausschalten, wieder einschalten – und Windows erkennt ihn neu.
Der Drucker ist als „Offline“ markiert. Das ist eine eigene Windows-Einstellung, die manchmal unbeabsichtigt aktiviert wird. Unter Einstellungen → Drucker und Scanner den entsprechenden Drucker auswählen, dann „Druckerwarteschlange öffnen“ klicken. Oben im Menü unter „Drucker“ lässt sich prüfen ob der Haken bei „Drucker offline verwenden“ gesetzt ist – wenn ja, einfach entfernen.
Die WLAN-Verbindung wurde unterbrochen. Bei Netzwerkdruckern reicht es manchmal, dass der Router neu gestartet wurde oder das Gerät eine neue IP-Adresse bekommen hat. Der Computer versucht dann noch die alte Adresse zu erreichen – und bekommt keine Antwort mehr.
Der Druckspooler-Dienst hängt. Dieser Windows-Dienst verwaltet alle Druckaufträge im Hintergrund. Wenn er sich aufgehängt hat, passiert gar nichts mehr. Neustarten lässt er sich über die Windows-Suche: „Dienste“ eintippen, den Eintrag „Druckspooler“ suchen, Rechtsklick → Neu starten. Mehr dazu im Artikel über den Drucker-Spooler-Dienst.
Schritt für Schritt zur Lösung
Wenn unklar ist wo genau das Problem liegt, hilft diese Reihenfolge:
Zuerst den Drucker komplett ausschalten – nicht nur in den Standby, sondern wirklich über den Hauptschalter. Eine Minute warten, wieder einschalten.
Dann am Computer unter Einstellungen → Drucker und Scanner nachschauen welchen Status der Drucker hat. Falls er als „Offline“ angezeigt wird: Rechtsklick auf den Drucker, dann „Als Standard festlegen“ und danach nochmal prüfen ob „Offline verwenden“ deaktiviert ist.
Anschließend einen Test-Druckauftrag schicken. Klappt das nicht, den Druckspooler-Dienst neu starten wie oben beschrieben.
Falls der Drucker per WLAN verbunden ist: Am Drucker selbst prüfen ob er noch im Netzwerk eingeloggt ist. Bei vielen Geräten lässt sich das direkt über das kleine Display oder eine Netzwerktaste ablesen.
Wenn der Status immer wieder kommt
Manche Nutzer berichten, dass ihr Drucker zwar nach einem Neustart wieder funktioniert, aber nach kurzer Zeit erneut als „nicht verfügbar“ angezeigt wird. Das deutet meistens auf ein tiefer liegendes Problem hin – entweder ein veralteter oder beschädigter Treiber, oder eine instabile WLAN-Verbindung.
In diesem Fall lohnt es sich den Treiber vollständig zu deinstallieren und neu zu installieren. Wer dabei unsicher ist wie das geht, findet eine ausführliche Anleitung im Artikel zum Druckertreiber neu installieren.
Bei WLAN-Druckern kann es außerdem helfen dem Drucker eine feste IP-Adresse im Router zuzuweisen, damit er nach jedem Neustart unter derselben Adresse erreichbar ist. Das ist etwas technischer, löst aber wiederkehrende Verbindungsprobleme oft dauerhaft.
Ein Hinweis den viele übersehen
Windows verwaltet manchmal mehrere Einträge desselben Druckers gleichzeitig – zum Beispiel wenn er einmal per USB und einmal per WLAN eingerichtet wurde. Dann kann es passieren, dass man an den falschen Eintrag druckt. Ein Blick in die Druckerliste lohnt sich: Wenn derselbe Drucker dort doppelt auftaucht, den aktiven Eintrag als Standard festlegen und den anderen entfernen.
Das klingt nach einem Randfall – ist aber häufiger die Ursache als man denkt.