Wer einen neuen Drucker einrichtet oder einen bestehenden neu konfiguriert, steht früher oder später vor der Frage: Kabel oder WLAN? Beide Optionen funktionieren – aber sie tun es auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlichen Schwachstellen.
Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht. Was im Alltag besser passt, hängt davon ab wie und wo man druckt.
USB: einfach, stabil, schnell
Eine USB-Verbindung ist die direkteste Möglichkeit Drucker und Computer zu verbinden. Kein Netzwerk, keine IP-Adressen, keine Authentifizierung. Der Computer erkennt den Drucker sobald das Kabel eingesteckt ist – in der Regel ohne großen Aufwand.
Das macht USB zur zuverlässigeren Wahl für Menschen die hauptsächlich von einem einzigen Computer aus drucken, keine Zeit für Netzwerkkonfiguration investieren möchten, oder nach einem Problem suchen warum ihr WLAN-Drucker nicht mehr funktioniert.
USB ist außerdem schneller. Druckdaten werden über Kabel deutlich schneller übertragen als über WLAN, was sich besonders bei größeren Dateien oder vielen Seiten bemerkbar macht.
Der offensichtliche Nachteil: Das Kabel bindet den Drucker physisch an einen Computer. Wer von mehreren Geräten drucken möchte – Laptop, zweiter Computer, Smartphone – braucht dafür eine andere Lösung.
WLAN: flexibel, aber mit eigenen Tücken
WLAN-Drucker können von jedem Gerät im Heimnetzwerk angesprochen werden. Das ist komfortabel – kein Kabelwechsel, kein Umstöpseln, Drucken vom Sofa aus wenn man möchte.
Aber WLAN-Drucker haben eine klare Schwachstelle: Sie sind auf eine stabile IP-Adresse angewiesen. Wenn der Router dem Drucker nach einem Neustart eine neue Adresse zuweist, weiß Windows nicht mehr wo der Drucker ist. Das ist der häufigste Grund warum WLAN-Drucker plötzlich nicht mehr erreichbar sind – ohne dass sich am Drucker selbst etwas verändert hat.
Die Lösung dafür ist eine sogenannte DHCP-Reservierung im Router: Der Router merkt sich die MAC-Adresse des Druckers und vergibt ihm immer dieselbe IP-Adresse. Wer das einmal eingerichtet hat, hat mit diesem Problem dauerhaft Ruhe.
Ein weiteres WLAN-spezifisches Problem: Drucker im Schlafmodus wachen manchmal nicht zuverlässig auf wenn ein Druckauftrag ankommt. Man schickt einen Auftrag, wartet, schickt nochmal – und hat am Ende doppelte Ausdrucke sobald der Drucker sich meldet. Wer das kennt, weiß: Drucker einschalten, kurz warten bis die Verbindung stabil ist, dann erst drucken.
Was für wen besser passt
USB ist sinnvoll wenn der Drucker dauerhaft an einem Schreibtisch neben dem Computer steht, wenn man selten von verschiedenen Geräten druckt, oder wenn man von WLAN-Problemen genug hat und einfach Zuverlässigkeit will.
WLAN lohnt sich wenn mehrere Personen oder Geräte im Haushalt drucken, wenn der Drucker räumlich vom Computer getrennt stehen soll, oder wenn man auch vom Smartphone aus drucken möchte.
Wer von mehreren Computern druckt, aber keine WLAN-Probleme möchte, kann auch einen Mittelweg gehen: Den Drucker per USB an einen Computer anschließen und ihn dort im Netzwerk freigeben. Der Drucker ist dann für andere Geräte im Netz sichtbar – ohne eigene WLAN-Verbindung des Druckers. Das setzt allerdings voraus, dass der Computer mit dem USB-Anschluss eingeschaltet ist wenn andere drucken wollen.
Die häufigsten Probleme je Verbindungstyp
Bei USB: Kabel das keine Daten überträgt, falscher USB-Port, Drucker wird nach Neustart nicht mehr erkannt. Alles lösbare Probleme mit ein bis zwei Handgriffen.
Bei WLAN: Drucker hat neue IP-Adresse, Drucker und Computer in verschiedenen Netzwerken, Drucker wacht aus Schlafmodus nicht auf, Firewall blockiert Kommunikation. Alles lösbar – aber mit etwas mehr Aufwand.
Wer die konkreten Lösungen für WLAN-Probleme sucht, findet sie im Artikel Warum druckt mein Drucker nicht trotz WLAN-Verbindung. Und wer USB-Verbindungsprobleme hat, findet Hilfe im Artikel zur Druckerverbindung prüfen.
Eine ehrliche Einschätzung
WLAN klingt moderner und bequemer. Und für viele Nutzer ist es das auch. Aber wer sich auskennt weiß: USB schläft nicht ein, verliert keine IP-Adresse, braucht keine Firmware-Updates für die Verbindungsstabilität. Es ist das schlichtere System – und schlichte Systeme machen weniger Probleme.
Wer sich häufig über seinen WLAN-Drucker ärgert, sollte ernsthaft überlegen ob ein Kabel nicht die bessere Lösung für die eigene Situation ist.